Los 4 puntos básicos para comunicarse en forma escrita en Inglés

En GRacademic sabemos la importancia de hablar un segundo idioma, pero ¿qué pasa cuando hablamos el idioma y aún tenemos fallas comunicándonos de forma escrita? A veces las personas tienen muy buena gramática, pero no saben cómo expresar sus ideas en el papel, incluso, les cuesta mucho hacer una solicitud, propuesta o reclamo vía email. El día de hoy, en GRacademic, queremos compartir una guía que le ayudará a redactar su próximo correo electrónico en inglés de acuerdo con los estándares americanos actuales.

 ¡No descuide sus comunicaciones digitales! En la actualidad la mayoría de las personas manejan gran parte de sus comunicaciones comerciales e incluso personales, a través del correo electrónico.

¡Las primeras impresiones son importantes! Tómese su tiempo escogiendo las palabras y busque en todo momento que su carta o correo parezcan redactados de forma personal, ya que inspirará confianza en el destinatario.

En GRacademic queremos ofrecerte algunos consejos puntuales que serán muy útiles a la hora de escribir cualquier correo o carta a contactos tanto personales, como académicos o laborales.

1. Dirección de correo electrónico: Utilice direcciones formales (nombre y apellido favorablemente). Evite utilizar direcciones de correo electrónico infantiles, muy largas o complicadas.
2. Presentación: Informe de manera concisa quién es, a qué se dedica y brevemente plantee el objetivo de la comunicación.
   1. Saludo:
      1. Si no sabe el nombre de la persona a la que le escribe: Dear Sir or Madam.  
      1. Si conoce el nombre siempre use el título y únicamente el apellido: Dear Mr Garcia. Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr, etc.  Si es una mujer casada Mrs o soltera Miss. Si no sabe su estatus civil, use Ms.
   1. Introducción:
      1. We are writing to inform you that / to confirm/ to request / to enquire about
      1. I recently read/heard about. . . and would like to know . . .
      1. Having seen your advertisement in …, I would like to …
      1. I would be interested in (obtaining/receiving) …
      1. I received your address from …and would like to …
      1. I am writing to tell you about …
3. Cuerpo del correo: El contenido dependerá de lo que quiera comunicar. La mayoría de las cartas o correos en inglés no son largas, por el contrario, concisas y cortas. Enfóquese en organizar sus ideas y explicarlas de manera lógica y sin argumentar demasiado.
   1. Hacer una solicitud: We would appreciate it if you… I would be grateful if you could…
   1.  have… I am interested in (obtaining/receiving…); I would appreciate your immediate attention to this matter.
   1. Ofrecer disculpas: We are sorry for the delay in replying; I regret any inconvenience caused; I would like to apologize for (the delay/the inconvenience); Once again, I apologize for any inconvenience.
   1. Quejarse por algo: I am writing to express my dissatisfaction with … I am writing to complain about …
   1. Dar buenas noticias: We are pleased to announce that; I am delighted to inform you that; You will be pleased to learn that.
   1. Dar malas noticias: We regret to inform you that … I’m afraid it would not be possible to …Unfortunately we cannot/we are unable to … After careful consideration, we have decided (not) to
   1. Si adjunta documentos: Please find enclosed/attached …
4. Despedida: Sea cortés y agradezca. Su destinatario ha dedicado su valioso tiempo a leerlo, por lo que un agradecimiento breve lo hará parecer considerado. ¡Sobresalga! Además de agregar su información básica, o la de de su organización, incluya datos interesantes que haga que el destinatario lo recuerde luego de haber cerrado el correo electrónico.
   1. Yours faithfully. Si no conoce el nombre de la persona.
   1. Yours sincerely: Si conoce el nombre de la persona.
   1. Your signature: Firme y abajo coloque su nombre y apellido. Si gusta, también puede agregar la forma preferida de contacto (dirección de correo electrónico, teléfono, Etc).

En Estados Unidos, se espera una escritura formal para comunicaciones laborales.  Todo se debe dejar todo por escrito para evitar malentendidos futuros. Aunque se use con menos frecuencia, las cartas formales (impresas o como PDF adjuntos) son necesarias para ciertas situaciones; y, cuando se usa, se debe prestar estricta atención a los detalles. Cualquier traspié, incluida la gramática y los errores tipográficos, pueden tener efectos catastróficos en la primera impresión o credibilidad del escritor. Toda persona y más aún si busca hacer negocios o estudiar en una prestigiosa institución, debe saber cómo escribir comunicaciones formales. En GRacademic esperamos que estos breves consejos te sean útiles a la hora de escribir en el idioma Inglés.

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El Equipo de GRacademic

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